Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

System One Software LLC, exploitant van quitivo.com. Contact: support@quitivo.com.

2. Welke gegevens we verzamelen

Voor de opzegbrief verzamelen we: voornaam, achternaam, postadres, e-mailadres, telefoon (optioneel), klantnummer (optioneel), en eventueel de reden van opzegging. Plus betaal-metadata (Stripe sessie-ID, betaalstatus) en operationele logs (timestamps, IP-adres voor fraudepreventie, foutlogs).

3. Waarvoor we ze gebruiken (rechtsgrond)

(a) Uitvoering overeenkomst — voor het opstellen en versturen van de opzegbrief en het versturen van factuur en herinneringen. (b) Gerechtvaardigd belang — fraudepreventie, kwaliteitsbewaking, beantwoorden van support-vragen. (c) Wettelijke verplichting — boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht.

4. Delen — sub-verwerkers

Wij gebruiken onderstaande sub-verwerkers. Elk ontvangt slechts de minimaal noodzakelijke data:

Sub-verwerker	Doel	Datalocatie
Stripe	payments	EU/US
Postmark	transactional email + inbound support mail	EU
Bird.com	SMS notifications	EU
Anthropic (Claude)	AI-assisted support replies	EU/US
Neon (Vercel Postgres)	database storage	EU (Frankfurt)
Vercel	hosting	EU
Justus Collect (planned)	debt collection at +21d	EU

We delen je naam en adres met de aanbieder bij wie je opzegt — anders kan men je niet identificeren. Betaaldata loopt via Stripe; je kaartgegevens zien wij nooit.

5. Datalocatie

Database draait op Neon Postgres in de EU (Frankfurt, Duitsland). E-mail en SMS verlopen ook binnen de EU. Stripe verwerkt betalingen in EU/VS conform de EU Standard Contractual Clauses.

6. Bewaartermijnen

Dossierdata: tot 7 jaar voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden (EU/VK-vereiste). E-mailcorrespondentie: 3 jaar. Conceptformulieren: 30 dagen. Uitschrijflijst: onbeperkt om je voorkeur te respecteren. Je kunt eerder verwijdering vragen, met inachtneming van wettelijke bewaarplichten.

7. Jouw rechten

Onder de AVG heb je recht op: inzage, correctie, verwijdering, dataportabiliteit, beperking van verwerking, en bezwaar. Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij je nationale toezichthouder (in NL: de Autoriteit Persoonsgegevens). Voor uitoefening: mail support@quitivo.com.

8. AI-ondersteunde antwoorden

Antwoorden op support-mails kunnen worden opgesteld met behulp van Anthropic Claude. De inhoud van jouw e-mail wordt door Anthropic verwerkt uitsluitend om het antwoord te genereren en wordt niet gebruikt voor model-training. We bewaren het AI-concept naast de originele mail in onze database.

9. Cookies

Zie onze aparte Cookieverklaring.

10. Contact

support@quitivo.com